Die wichtigsten Regeln für Videokonferenzen
Videokonferenzen erleben in Zeiten von Corona einen echten Boom. Durch die räumliche Distanz der Mitarbeiter in einem Unternehmen, die durch die Arbeit im Home-Office entsteht, ist der regelmäßige Austausch von Informationen unabdingbar. Auch Termine mit Kunden und Lieferanten werden aktuell sehr oft mittels Videokonferenz durchgeführt. Dabei gibt es jedoch einige Dinge zu berücksichtigen.Worauf sollte beim Umfeld und beim Hintergrund geachtet werden?
Beim Umfeld und beim Hintergrund kommt es vor allem auf den Einsatzzweck an. Wenn man von zuhause mit einem Kollegen konferiert, muss nicht alles perfekt sein und es ist tolerierbar, wenn im Hintergrund Teile des Wohnzimmers oder der Küche zu sehen sind. Dennoch sollte man vor der Konferenz einen kritischen Blick auf die eigene Umgebung werfen, um sich vor eventuellen Peinlichkeiten zu schützen.
Bei Gesprächen mit Kunden und Lieferanten wird dagegen schon ein wenig mehr Professionalität erwartet. Das beginnt bereits mit dem Hintergrund. Falls Sie einen eigenen Raum für Videokonferenzen zur Verfügung haben, sollte dieser aufgeräumt sein und keine Dinge herumliegen, die Firmeninterna preisgeben könnten. Dazu kann in manchen Fällen bereits die Beschriftung eines Ordners zählen.
Bei der Übertragung sollte auch auf ausreichend Beleuchtung geachtet werden. Falls das Deckenlicht den Raum für Konferenzen nicht ausreichend beleuchtet, können hier beispielsweise Stehlampen Abhilfe schaffen, die Teile des Raumes punktuell gut beleuchten können. Das ist vor allem dann wichtig, wenn beispielsweise Produkte im Rahmen der Konferenz präsentiert werden sollen.
Tipp: Zu einem guten Umfeld gehört auch eine geräuscharme Umgebung. Wenn die Konferenz im Eigenheim stattfindet, sollte man sich daher in einen eigenen Raum zurückziehen und die Türe für die Dauer der Konferenz geschlossen halten. Bei entsprechenden Räumen in Unternehmen sollte man bereits im Vorfeld darauf achten, welche Räume sich in der näheren Umgebung befinden und ob eventuell Geräusche von Maschinen oder von Pausenräumen durchdringen könnten.
Welche technische Ausstattung wird für eine Videokonferenz benötigt?
Die Mindestausstattung für eine Videokonferenz besteht aus den folgenden Komponenten:
» Mehr Informationen| Ausstattung | Information |
| Videokonferenz-Software | Wenn im Unternehmen bereits eine entsprechende Software im Einsatz ist, dann sollte diese innerhalb des eigenen Unternehmens auch zum Einsatz kommen. Bei Konferenzen mit Kunden oder Lieferanten ist hier jedoch die Kompatibilität nicht immer gegeben. Als einfachste und gängigste Lösungen haben sich hier „Zoom“ und „Skype“ etabliert. Zu den professionellen Anbietern mit guten Kundenbewertungen zählen unter anderem GoTo-Meeting, Mikogo, Spreed, Edudip next, FastViewer, TeamViewer, Cisco WebEx und GoMeetNow. |
| Kamera | Bei einem Laptop ist in den meisten Fällen eine Kamera in das Gehäuse integriert, die auch bei Videokonferenzen zum Einsatz kommen kann. Sollte bei einem PC oder einem Laptop keine Kamera vorhanden sein oder die Auflösung dafür zu niedrig sein, können entsprechende Webcams zu sehr günstigen Preisen erworben werden. Die Einstiegsklasse beginnt hier bereits bei etwa 40 bis 50 Euro. |
| Mikrofon | Die in Laptops integrierten Mikrofone können zwar grundsätzlich für Videokonferenzen verwendet werden, haben aber sehr oft nur eine schlechte Tonqualität. Es gibt eigene Konferenzmikrofone ab etwa 60 Euro, die einfach an die USB-Schnittstelle des Computers angeschlossen werden können und auch die Teilnahme mehrerer Mitglieder in einem Raum mit guter Tonqualität ermöglichen. Als Alternative für Zweier-Konferenzen bieten sich auch Headsets an, die dafür sorgen, dass die Menschen im Umfeld nicht mit den Geräuschen belästigt werden. |
Wie sollte mein äußeres Erscheinungsbild bei einer Videokonferenz sein?
Genau wie auf das Umfeld und den Hintergrund muss bei einer Videokonferenz auch auf das äußere Erscheinungsbild geachtet werden. Der Grundsatz lautet: Geben Sie sich so, wie wenn das Gespräch von Angesicht zu Angesicht stattfinden würde.
» Mehr InformationenBeim äußeren Erscheinungsbild sind viele unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen:
- Handelt es sich dabei um eine firmeninterne Besprechung oder um eine Konferenz mit einem wichtigen Kunden oder Lieferanten?
- Wie sind generell die Gepflogenheiten in der Branche? Ist Anzug und Krawatte bei Männern Pflicht oder ist es lieber gesehen, wenn man es etwas lockerer angehen lässt?
- Gibt es offizielle Dienstkleidung, die man auch bei einem Verkaufsgespräch vor Ort tragen würde?
Vor allem bei Gesprächen mit externen Geschäftspartnern macht es dabei keinen Unterschied, ob sie das Gespräch in den eigenen vier Wänden oder im Unternehmen führen. Auch wenn es mittlerweile ein Running Gag ist: Ziehen Sie auch daheim eine passende Hose an. Man weiß schließlich nie, was während einer Konferenz alles passieren kann und vielleicht sind Sie aus irgendeinem Grund gezwungen, aufzustehen. Wollen Sie sich dann diese Blöße wirklich geben?
Welche Vor- und Nachteile bieten Videokonferenzen?
Viele Unternehmen haben den Wert von Videokonferenzen erst erkannt, weil Sie durch die Arbeit an unterschiedlichen Standorten der einzelnen Mitarbeiter und Beschränkungen im direkten Kontakt mit Geschäftspartnern dazu gezwungen wurden. Von selbst wären sie nicht so schnell auf die Idee gekommen, sich dabei folgende Vorteile zunutze zu machen:
- Durch die Einschränkung der Reisezeit reduzieren sich auch die Kosten.
- Die Mitarbeiter tauschen sich regelmäßig miteinander aus und so kommt es in vielen Fällen zu schnelleren Entscheidungen.
- Videokonferenzen ermöglichen standortunabhängiges Arbeiten ohne zeitliche Verzögerung.
- In Zeiten von Grippewellen oder Corona müssen Sie keine Hygienevorschriften beachten, sondern können sich ganz normal austauschen.
- Viele technische Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones bringen die notwendige Grundausstattung direkt mit, sodass Sie direkt loslegen können.
Bei allem Lobgesang sollte man jedoch auch die Nachteile nicht unerwähnt lassen:
- Die persönliche Note geht über die Distanz verloren.
- Die Abhörsicherheit kann nicht zu hundert Prozent gewährleistet werden. Das ist vor allem bei vertraulichen Konferenzen problematisch.
- Die Grundausstattung und eventuell auch der laufende Betrieb (Beim Einsatz einer Spezial-Software) verursachen zusätzliche Kosten.
Fazit: Die Dosis macht das Gift!
Wo vorher die Einsatzmöglichkeiten zu wenig genützt werden, ist es in der aktuellen Situation meistens zu viel und viele Mitarbeiter oder Geschäftspartner sind schon genervt, wenn sie daheim den Skype-Klingelton hören. Doch Videokonferenzen schaffen, dosiert eingesetzt und bei Beachtung der entsprechenden Regeln, eine sinnvolle Ergänzung beziehungsweise Alternative zum Meeting mit der persönlichen Anwesenheit aller Teilnehmer. Zu einem modernen Unternehmen gehört es daher, zumindest die technischen Voraussetzungen für Videokonferenzen zu schaffen und die Mitarbeiter in weiterer Folge selbst entscheiden zu lassen, in welchen Fällen sie diese Möglichkeit auch in Anspruch nehmen möchten.
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